Índice
5.1. Benchmarking.
Proceso de comparación y medición las operaciones o procesos
internos de una organización versus los de un representante mejor de su clase y
de su sector. Los diferentes grados de eficacia y eficiencia registrados entre
los diversos sectores de una misma empresa, hacen posible la aplicación de
procesos de Benchmarking internos y descubrir así las “mejores prácticas de la
organización”.
• Es un proceso sistemático, continuo de investigación y
aprendizaje para evaluar los productos, servicios y procesos de trabajo de las
organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores
prácticas, con el propósito de realizar mejoras organizacionales.
• Método para el establecimiento de metas y medidas de
productividad con base en las mejores prácticas de la industria.
• Benchmarking es el proceso continuo de medir productos,
servicios y prácticas contra los competidores más duros o aquellas compañías
reconocidas como líderes en la industria.
Tipos
de Benchmarking
• Interno: Parte de la base de que dentro de una
organización existen diferencias entre sus distintos procesos de trabajo.
Algunos de ellos pueden ser más eficientes y eficaces que los de otras áreas de
la misma empresa.
• Competitivo: Identifica productos, servicios y procesos de
los competidores directos de la empresa y los compara con los propios.
• Funcional: Identificar productos, servicios y procesos de
empresas no necesariamente de competencia directa. Generalmente apunta a las
funciones de Marketing, Producción, Recursos Humanos o Finanzas.
• Genérico: Algunas funciones o procesos en los negocios son
las mismas con independencia en las disimilitudes de las industrias, por
ejemplo el despacho de pedidos. El beneficio de esta forma de benchmarking, la
más pura, es que se pueden descubrir prácticas y métodos que no se implementan
en la industria propia del investigador.
Fases:
Según Spendolini.
• Definir a que se le va
a aplicar el Benchmarking: definir los clientes, sus necesidades de
información, definición de los factores críticos de éxito...
• Formar el equipo de
Benchmarking: formar equipos de acuerdo a la función o interfuncionalidad o ad hoc,
las personas involucradas en el proceso de Benchmarking, definir las funciones
y responsabilidades del equipo, capacitarlos....
• Identificación de los
socios del Benchmarking: personas u organizaciones relacionada con la
investigación, búsqueda de las mejores prácticas.....
• Recopilación y
análisis de la información: definición de los métodos como entrevistas,
encuestas, publicaciones, archivos, asociaciones...., organizar la información,
analizar la información.
Obstáculos:
• Objetivos de Benchmarking
demasiado amplios
• Calendarios poco
prácticos
• Mala composición Del equipo.
Éxito
del Benchmarking:
Búsqueda del cambio
•
Orientación a la acción
•
Apertura frente a nuevas ideas
•
Concentración en la mejora de las prácticas
•
Disciplina
•
Adecuada coordinación de recursos y esfuerzos
5.2. Rightsizing.
Forma de reorganización o reestructuración de las empresas
mediante la cual se lleva a cabo una mejoría de los sistemas de trabajo, el
rediseño organizacional y el establecimiento adecuado de la planta de personal
para mantener la competitividad. En strictu sensu significa una reducción de la
planta de personal, pero, en general expresa una serie de estrategias
orientadas al Rightsizing (logro del tamaño organizacional óptimo) y/o al rethinking
(repensar la organización).
Tipos
de downsizing:
• Reactivo: Se
responde al cambio, a veces, sin un estudio acucioso de la situación. Los
problemas que se derivan de esta posición suelen ser predecibles: reducción de
la planta de personal sólo por respuesta, sin un diagnóstico adecuado, ambiente
y clima laboral inadecuado, daños son costosos y alto impacto negativo en la
eficiencia de la empresa.
• Proactivo: Es un
proceso de anticipación y preparación para eventuales cambios en el entorno,
este tipo de opción posibilita resultados y efectos más rápidamente y requiere
de criterios estratégicos basados en la idea de repensar la empresa.
Condiciones
para un downsizing estratégico:
• Utilización de un marco sistemático de trabajo y una
metodología adecuada.
• Determinación acerca de si el downsizing va a dirigirse
hacia los procesos o hacia una verificación de los objetivos de la empresa.
• Definición del marco y condiciones en las que se va a
llevar a cabo el downsizing.
• Establecimiento de las herramientas que se emplearán.
• Desarrollo de un plan de administración del cambio.
• Definición de un plan para mantener y mejorar el desempeño
durante y después del downsizing.
• Considerar a quienes afectará el proceso de downsizing.
• Determinar la profundidad del ajuste y el tiempo
disponible para ello.
• Determinación de los puestos y tareas a eliminar, fusionar
o redefinir.
• Etc...
Ventajas:
1.
Disminución de costos al reducir algunos departamentos que integraban la
empresa y que ya no son necesarios.
2. Organizaciones más
flexibles y ligeras.
Conceptos
Relacionados:
1. Resizing: Volver a
dimensionar o medir. Se podría decir que surge a consecuencia de una política
de downsizing que ha producido un déficit de productividad o incremento de
resultados negativos. Aparece como un gran avance pero mejora sólo parcialmente
el funcionamiento, la productividad y la eficiencia de las organizaciones.
2. Rightsizing:
“Medición correcta”, es un enfoque que privilegia la calidad estratégica total,
la eficiencia y el consiguiente logro de beneficios, a partir de una
organización flexible. Implica la creación e innovación en nuevos productos,
nuevos servicios y nuevos mercado a partir de las necesidades del cliente
(deleitándolos y seduciéndolos). Se plantea como básico un proceso
comunicacional desde y hacia el cliente.
Principios
básicos del Rightsizing:
•
Analizar y eliminar toda actividad, proceso o área que no agregue valor
•
Reducir los procesos, haciéndolos más cortos, simples y productivos
Promueve
la descentralización de las decisiones, cambiando la actitud del personal desde
una perspectiva de mero ejecutor a un decisor participativo. Obviamente esto
requiere de un compromiso por parte de las persona y de una administración
estratégica al respecto. Los resultados serán el reflejo de una administración
estratégica de los cambios, aprovechamiento de oportunidades y nuevas formas o
herramientas de la administración.
5.3. Empowerment.
Empowerment significa crear un ambiente en el cual los
empleados de todos los niveles sientan que tienen una influencia real sobre los
estándares de calidad, servicio y eficiencia del negocio dentro de sus áreas de
responsabilidad. Esto genera un involucramiento por parte de los trabajadores
para alcanzar metas de la organización con un sentido de compromiso y
autocontrol y por otra parte, los administradores están dispuestos a renunciar
a parte de su autoridad decisional y entregarla a trabajadores y equipos.
Empleados, administrativos o equipos de trabajo poseen el
poder para la toma de decisiones en sus respectivos ámbitos, esto implica
aceptación de responsabilidad por sus acciones y tareas.
Fundamento:
Según Koontz y
Weichrich, funciona así:
Poder = Responsabilidad
(P=R)
Si Poder > Responsabilidad
(P >R). El resultado sería una conducta autocrática por parte del
superior, a quien no se hace responsable pos sus acciones.
Si Responsabilidad >
Poder (R >P). El resultado sería la frustración por parte de los
subordinados, ya que carecen del poder necesario para desempeñar las
actividades de las que son responsables.
Características:
Los trabajadores se sienten responsables no sólo por su
tarea, sino por hacer que la organización funcione mejor.
• El individuo se transforma en un agente activo de solución
de sus problemas.
• El trabajador toma decisiones en lugar de ser un simple
duplicador de órdenes.
• Las organizaciones se diseñan y rediseñan para facilitar
la tarea de sus integrantes.
Resultados:
• Mejora el desempeño de
los equipos de trabajo.
• Genera mayor nivel de
productividad y producción de iniciativas sobre hechos concretos.
• Incrementa la
satisfacción de los clientes.
• Se logra un mejor
desempeño frente a la competencia.
• Trata de corregir
excesiva centralización de los poderes en las empresas.
• Promueve la
colaboración y participación activa de los integrantes de la empresa.
• Potencia el trabajo en
equipo y la toma de decisiones inmediatas ante cambios en el medio ambiente de
a empresa.
• Favorece la rápida
toma de decisiones.
• Involucra al personal
para ofrecer calidad al cliente.
• Mejora los servicios.
• Faculta al empleado
para tomar decisiones.
• Motiva al personal a
sentirse tomado en cuenta y que es parte importante en las actividades.
5.4. Coaching, consultoría y mentoría.
Es una formación individualizada. Algunos expertos lo
definen como un proceso de orientación y entrenamiento que muchas compañías
prestan a directivos que están consolidados en sus puestos y que son valiosos
para las propias empresas. A través de este modo de ser y hacer del coaching se
ayuda a estos ejecutivos a ser más eficaces en sus puestos. No sólo se
benefician los empleados de ellos, sino también las empresas.
Diferencia
entre Coach y Consultor:
El coach ofrece un
servicio personalizado llamado coaching, que además de ayudar a aclarar ideas
de negocios también enseña a identificar los puntos fuertes y débiles y cómo
superarlos. Ayuda a cumplir objetivos y a establecer las prioridades, todo ello
dentro de un trato humano y un trabajo psicológico importante.
El consultor posee
una connotación más corporativa y básicamente apunta a establecer las pautas de
lo que se debe hacer, pero no hay, necesariamente, un ningún tipo de motivación
ni de ayuda personal para quien recibe el servicio.
Más que nada orienta
en la teoría y recomienda las acciones a realizar.
5.5.
Justo a tiempo (Just in Time).
Herramienta que encargada de proveer la cantidad de
materiales en cada fase del proceso productivo y una vez terminado, al cliente,
en las cantidades requeridas y en el momento solicitado. Filosofía industrial
de eliminación de todo desperdicio del proceso productivo. Incluye el proceso
que va desde las compras hasta la distribución.
Objetivos:
• Atacar problemas
fundamentales.
• Eliminación de
despilfarro.
• Búsqueda de la simplicidad.
• Diseño permanente
de sistemas de identificación de problemas.
Beneficios:
• Elimina los desperdicios.
• Disminuye el tiempo de espera en cada fase de producción.
• Reduce los espacios destinados a los inventarios.
• Aumenta la productividad de las operaciones directas e
indirectas.
• Coloca a la empresa en una mejor posición en el mercado.
• Reduce los inventarios excesivos
Fases:
1. Puesta en marcha del sistema: Se requiere la comprensión
básica del JIT, un análisis de costos y beneficios, un compromiso total de la
organización, preparación de un equipo de proyecto para el JIT y la elección de
una planta piloto o de prueba.
2. Educación y formación: Etapa decisiva pues requiere
educar a todo el personal involucrado en el proyecto JIT de tal manera que se
pueda apreciar los cambios requeridos.
3. Mejora de los procesos: Existen a lo menos tres formas de
cambio en los procesos para conseguir resultados adecuados: reducción del
tiempo de preparación de las máquinas, mantenimiento preventivo, cambio en
líneas de flujo
4. Mejoras en el control: Para niveles de procesos en curso,
plazos de fabricación y niveles de servicio al cliente
5. Relación Proveedor / Cliente: Se amplía el alcance de la
reducción de costos y otorga mayor impulso a la mejora de la calidad.
5.6. Outsourcing.
También conocido como subcontratación, administración
adelgazada o empresas de manufactura conjunta, el outsourcing es la acción de
recurrir a una agencia exterior para operar una función que anteriormente se
realizaba dentro de una compañía. El objetivo principal de la empresa es
reducir los gastos directos, basados en una subcontratación o tercerización de
servicios que no afectan la actividad principal de la empresa. Actúa como una
extensión de los negocios de la misma, pero es responsable de su propia administración.
5.7. Reingeniería.
Modelo de negocios para abordar cambios en las
organizaciones. Incorpora estrategia corporativa, visión de procesos, personal
y tecnología para lograr mejorar el desempeño de los indicadores claves y crear
una ventaja competitiva sustentable en el tiempo. También se puede definir como
la revisión fundamental y rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras
espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como
costos, servicio y velocidad.
Se trata de trabajar mejor, más rápido y más barato que la
competencia sin importar la ubicación de ésta, ya sea en el interior del país o
en el exterior. Por tanto, es necesario hacer mejor, más rápidos y más
económicos los procesos esenciales de la empresa.
